Lo que debe tener en cuenta en temporadas de asambleas durante pandemia.

Claves sobre la realización de asambleas de Propiedad horizontal en tiempos de COVID-19.

junio 21, 2021

A través de entrevista al Dr. Fernando Méndez González, socio de BMV abogados y con gran trayectoria en asesorías legales para propiedad horizontal; acceda a una completa guía sobre los puntos clave a tener en cuenta para que sus asambleas de propiedad horizontal sean legítimas, garanticen la participación y la adecuada toma de decisiones, pero, sobre todo, para que los derechos de todos los intervinientes sean resguardados y se genere el bien común para la copropiedad.

Aquí abordaremos temas que pueden ser de gran utilidad para que usted como copropietario haga valer sus derechos y tenga claras algunas reglas sobre la situación excepcional con ocasión del COVID-19 que estamos viviendo, con el fin de que las decisiones de la propiedad horizontal sean valederas.

¿Cómo se pueden desarrollar Asambleas legítimas en tiempos de pandemia donde la regla es la virtualidad?

De acuerdo con la Ley 675 de 2001 y a los reglamentos internos de cada copropiedad, necesaria y obligatoriamente se tiene que llevar a cabo una reunión ordinaria que, por lo regular, se debe celebrar en el primer trimestre del año, salvo que el reglamento de propiedad horizontal literalmente fije una fecha determinada, adicionalmente el gobierno nacional ha expedido el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, el cual ha fijado parámetros de plazo para desarrollar las reuniones ordinarias del máximo órgano social de la copropiedad en lo que respecta al ejercicio contable de los años 2019 y 2020, estableciendo alternativas de carácter presencial, no presencial o mixto.

Lo lógico sería que se realice de manera presencial, pero dadas las circunstancias de pandemia donde el gobierno decreta temporadas de aislamiento social preventivo, se puede hacer uso de una figura jurídica que trae la Ley 675 de 2001, pero también se puede hacer uso de alguna de las alternativas que refiere el Decreto 176 del 2021; que enmarca la posibilidad de hacer las reuniones virtuales, pero se deben tener en cuenta ciertos aspectos para que estas asambleas sean exitosas y sus decisiones legítimas.

Son ítems que parecieran una minucia, pero resultan fundamentales para velar por el cumplimiento de la ley en aras de que no se caiga lo decidido en una asamblea o no se den motivos para que se impugne y pierda tiempo o se generen dudas sobre la validez de las decisiones que se tomaron.

¿Qué puntos se deben tener en cuenta a la hora de convocar a asamblea?

Convocatoria

Gran parte del éxito de una asamblea radica en una muy buena convocatoria ajustándose a los protocolos legales, como:

TIEMPO

Que se haga con el debido tiempo de anticipación: más de 15 días calendario antes de la fecha. Es importante destacar que, para que ese término se cumpla no se debe contabilizar ni el día de la convocatoria ni el día de la asamblea.

Por ejemplo: si la reunión es el 30 de marzo, por lo regular se tendría que hacer la convocatoria antes del 15 de marzo y no en esa fecha. Si usted incumple este término de tiempo puede dar lugar a una ilegítima convocatoria, lo que haría ineficaz las decisiones que se adopten.

QUIÉN DEBE CONVOCAR

Debe ser convocada por quien tiene la legitimidad para hacerlo, en este caso puede ser el Consejo de administración, un número plural de copropietarios, pero la instancia primera la tiene el Administrador que es el representante legal.

A QUIÉNES DEBE CONVOCAR

Usted debe convocar al propietario, no a los que habitan la unidad. Esto es vital.
Recuerde que el propietario es el que aparece debidamente registrado en el documento histórico que es el folio de matrícula inmobiliaria. Es necesario evitar confusiones, muchas veces nos confiamos en la costumbre, por ejemplo: el administrador sabe que yo habito ahí, habito en una unidad y me comporto como propietario, pero en ese folio de matrícula inmobiliaria no aparezco como propietario inscrito, sino que yo tengo un leasing; entonces quien tiene la legitimidad no es el que habita la unidad, sino el banco dueño del leasing. Si usted omite ese detalle, convocando al que lo habita y no a la persona natural o jurídica dueña del leasing; esto puede provocar una participación indebida.
A cada propietario se le envía el documento de invitación y además este se publica en un lugar visible de la copropiedad, es importante que se genere acuse de recibo por parte de los respectivos propietarios.
Qué debe traer la convocatoria: Se debe dirigir al propietario inscrito. Se debe indicar la fecha, el lugar y el medio a utilizar. Se debe incluir el orden del día e indicar la obligatoriedad de las decisiones; así como el Derecho de inspección de libros. Si va a ser virtual o mixta, se debe indicar la plataforma tecnológica a utilizar. Se debe garantizar el derecho al tratamiento de datos, especificando cómo se hará el registro de asambleístas. Es importante en el orden del día que la Asamblea apruebe el reglamento para la reunión no presencial.
Si debido a la pandemia y las cuarentenas estrictas de 2020 en su copropiedad no se hizo la reunión en el tiempo estipulado sino a finales o mediados de año, tenga en cuenta que lo que estipula la ley es que se reúnan ordinariamente por lo menos una vez al año, a través de reunión ordinaria, si no, también puede utilizar la figura de reunión extraordinaria, eso sí, teniendo en cuenta que el alcance debe ser más delimitado, más específico y no puede abarcar la gran generalidad de una ordinaria, porque en la extraordinaria se deben tocar única y exclusivamente los temas para los cuales fue convocada.
Si en su propiedad horizontal no se realizó la asamblea del año 2020 correspondiente al ejercicio contable de 2019, tenga en cuenta que el Decreto 176 del 2021 reglamentó como plazo máximo para su realización el 31 de marzo de 2021 que, de no hacerse, los copropietarios se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil de 2021.
En lo que respecta a la reunión 2021 con ejercicio contable de 2020, se deben llevar a cabo dentro de las oportunidades que señala la ley y/o el reglamento interno de cada copropiedad, e incluso en una misma asamblea se podrán llevar a cabo las dos; es decir, la de los ejercicios contables de 2019 y 2020.
Qué pasa si usted no puede asistir a la asamblea: todos los copropietarios de una unidad deben tener en cuenta que es un derecho y un deber la asistencia presencial o virtual a las asambleas de la copropiedad. Si usted no podrá asistir, es necesario que mediante un documento le de poder a otra persona para que lo represente. Si usted no asiste o su representante, puede verse expuesto a sanciones económicas.

¿Cómo se debe establecer el quórum apropiado para validez de la asamblea?

Es necesario tener en cuenta que el quórum en las asambleas de propiedad horizontal no cambia en virtud del medio que se utilice para realizarlas, así que seguirá siendo el mismo que estipula la ley 675 de 2001 y los reglamentos de cada propiedad horizontal.

Es importante establecer que haya quorum, eso es fundamental porque de ahí parte o depende la decisión de si hay una segunda convocatoria o no. Recuerde que para deliberar se necesita del 51% de los coeficientes totales de la copropiedad y para tomar decisiones se necesita la mitad más uno del total de los coeficientes de los propietarios asistentes a la reunión; y, además, hay decisiones especiales en las que, por ley taxativamente, se necesita más del 70% del coeficiente total de la copropiedad, esto es lo que se llama quórum calificado. De nuevo, tenga en cuenta, no de los asistentes, sino de los copropietarios.

¿Cómo debe ser el desarrollo de la reunión y la toma de decisiones?

PARTICIPACIÓN Y SIMULTANEIDAD: Se tiene que entrar a garantizar la participación de todos y cada uno de los copropietarios de la unidad horizontal. Entonces, bajo esta circunstancia también entra otro requisito obligatorio y es garantizar la simultaneidad de la participación; así lo determina la ley 675 de 2001. Lo que se tiene que garantizar es que haya simultaneidad para el momento, pero en aras de dar mayor garantía a ese principio se tienen que dar unos protocolos que implique que haya esa garantía democrática de participación, porque no es solo asistir u opinar, sino también tomar decisiones.
HABEAS DATA Y CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN: En tiempos donde la virtualidad media para hacer las reuniones, si usted va a grabar la sesión asegúrese de pedir autorización de los asistentes para ser grabado y deje constancia expresa de la aprobación por parte de los asistentes, porque bajo estas circunstancias viene también un complemento que es garantizar la protección de los datos personales. Tenga en cuenta que esto es un compendio articulado entre una y otras garantías. Esa autorización para grabar es un soporte para la elaboración de la respectiva acta.
Recuerde que no solo es tener una buena garantía de participación virtual, usted debe cerciorarse de que realmente quien está participando es el legítimo propietario, o su delegatario o apoderado de confianza.
QUÉ PASA SI NO CUENTO CON HERRAMIENTAS DIGITALES PARA PARTICIPAR O NO LAS SÉ MANEJAR: es importante entender que el desconocimiento o la falta de agilidad en el uso de herramientas tecnológicas no puede ser una excusa para incumplir la ley. En el caso de que usted no tenga las herramientas o el conocimiento sobre su uso, puede hacerse acompañar de un familiar o persona de confianza que tenga dicho manejo de las tecnologías o, simplemente entregar un poder a alguien para que lo represente, porque aquí el interés general prima sobre el particular.
Igualmente, se tienen que crear los mecanismos para garantizar esa participación total, por ejemplo, tenga en cuenta que la ley también prevé que usted, como administrador o convocante, pueda hacer la reunión mixta: unos en modalidad presencial y otros virtual, y si es presencial se debe cumplir estrictamente con todos los protocolos de bioseguridad.
Si usted como copropietario va a delegar a alguien para que lo represente en la asamblea, asegúrese de que esté alineado con sus puntos de vista y criterios para la toma de decisiones, porque en caso de que esa persona delibere o tome decisiones en contra de los criterios que usted dio, es decir, en caso de que no se encuentre conforme con las decisiones en las cuales participó su delegado, usted no puede exigirle a la asamblea algo que es regulado entre particulares. Si yo delego a alguien para que vote NO y el vota que SÍ, ese es un problema ya de relación contractual y no para efectos de la legitimidad de la asamblea.
Entre las decisiones que se toman en asamblea de copropiedades, una importantísima es la aprobación del presupuesto que, es la base patrimonial sobre la cual una entidad desarrolla toda su inversión y cumple todas sus obligaciones patrimoniales.
Una vez reunida la asamblea, se podrán tomar decisiones válidas con el voto favorable de un número de propietarios equivalente, mínimamente, a la mitad más uno del total de copropietarios o sus representantes asistentes, y en algunas decisiones puntuales, señaladas en el artículo 46 de la ley 675, como las indicadas en el reglamento. A manera de ejemplo, se necesita mayoría calificada para la desafectación de bienes comunes o la imposición de cuotas extraordinarias mayores a cuatro veces las ordinarias, entre otras situaciones, los votos favorables deben sumar al menos el 70% del total de coeficientes en que se divide la copropiedad. Una vez se cumplan estos requisitos las decisiones tomadas serán enteramente válidas y deberán cumplirse de manera inmediata o según los plazos y condiciones que se acuerden en la asamblea.
Recuerde que uno como copropietario puede exigir ciertos derechos, por ejemplo: usted puede revisar los estados financieros, los libros de contabilidad, examinar la ejecución del presupuesto, pedir informes y hacer preguntas sobre estos documentos.
Por último, es importante advertirle a la copropiedad que las decisiones que se tomen vinculan en su poder coercitivo a los ausentes o disidentes, entonces también se debe preavisar esa condición, es decir, si usted como copropietario no asiste o no está de acuerdo con una decisión específica, si la decisión se toma por mayoría, usted se debe acoger a esta, porque es vinculante.

¿Se puede impugnar una asamblea?

Recuerde que quien considere que, en el trámite integral, no solamente de la convocatoria sino también del desarrollo y la forma en cómo se tomaron las decisiones o en cada una de estas fases, puede existir merito para impugnar si se incumplen los ítems aquí estipulados, lo puede hacer.
También recuerde que la ley determina espacios de tiempo en los cuales se podrá hacer la impugnación, entonces si no lo hace en ese término se ratifica la presunción de legalidad de esas sesiones.
La impugnación solo podrá ser intentada dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión en la cual sean adoptadas las decisiones y se debe contar no únicamente con argumentos, sino también con el sustento, pruebas y soporte que dan lugar a dichas objeciones.

Conclusiones

Siempre habrá vacíos en la norma; por ejemplo, o lo que se pretende con eso es que de aquí a mañana no haya razones legales para que se entre a demandar o se impugnen las decisiones que se tomaron en la reunión, o sea, es blindar y evitar futuros problemas a la copropiedad y poder determinar que las decisiones que se tomen están totalmente bendecidas por el espíritu normativo. Esta es la condición sine qua non para eso.

- Seguramente la ley de Propiedad horizontal no reglamente enteramente el camino de la virtualidad y otras situaciones excepcionales que se puedan presentar, pero hay una fuente que es la analogía y este recurso nos da la posibilidad de entrar a mirar cómo se dan los procedimientos de ese tipo de participación (virtual) en sociedades, porque es que la copropiedad es una fundación sin ánimo de lucro, entonces se asimila al patrón comercial y así por analogía se pueden aplicar normas de uno y de otro.
- Se debe velar por que todos los requisitos expuestos aquí se cumplan, entonces ahí está el papel del administrador, del asesor jurídico de la copropiedad, del revisor fiscal, que son los que pueden dar fe y los que más deben velar por el cumplimiento de esas situaciones.
- El tema de la propiedad horizontal es un tema bien complejo y no se encuentra en absoluta reglamentación total, hay vacíos, hay circunstancias ante las cuales la ley a veces se queda corta, pero en esencia uno puede entrar a manejar situaciones bajo fuentes de derecho como la Jurisprudencia, la doctrina, la lógica jurídica, reglas de experiencia que pueden ser puntos de apoyo y guía, porque la ley nunca va a ser perfecta ni estará completamente abarcando todos los ámbitos de nuestra vida o situaciones que se nos pueden llegar a presentar, pero la ley prevé que uno pueda hacer uso de la costumbre, de la analogía, porque se tiene que dar solución a los problemas.
- Un último consejo para administradores y copropietarios: uno no puede paralizar la actividad administrativa, financiera, contable, jurídica, para efectos de que la copropiedad se caiga. Hay que tomar herramientas, siendo recursivos en tiempos de pandemia para poder garantizar el funcionamiento diario de una copropiedad, así como la respectiva participación de sus copropietarios, porque están en el medio contratos de aseo, de vigilancia, de mantenimiento que, si se dejan de cumplir, esto expone a la copropiedad a sanciones y pueden ir en detrimento de la calidad de vida de los copropietarios, sin perjuicio de los daños económicos.